7. AUSWIRKUNGEN VON GROUPWARE

7.1. Chancen

Eine positive Auswirkung von Groupware ist die erleichterte und verbesserte Zusammenarbeit sowie eine schnellere, qualitativ höhere und umfangreichere Informationsbeschaffung. Es werden Entscheidungs-, Problemlösungs- und Arbeitsprozesse gestaltet und Durchlaufzeiten verringert, so dass dem Erfordernis des effizienteren Arbeitens entsprochen wird. Durch die Offenlegung von Prozessstrukturen, Ressourcenverfügbarkeit oder Ablaufprotokollen wird das organisatorische Geschehen transparenter, was zu einer zunehmenden Integration der Mitarbeiter in das Organisationsgefüge führt. So werden bspw. Außendienstmitarbeiter durch den Einsatz von Notebooks oder Handy mit Internetfunktion und somit dem Zugriff zum Unternehmensnetzwerk besser in den Arbeitsprozess miteingebunden.

Das Überwinden von unterschiedlichen Zeitzonen bzw. Distanzen führt zum Einsparen von Dienstreisen und hat eine bessere Erreichbarkeit zur Folge.

Zu beachten ist jedoch, dass sich Groupware-Systeme gerade in der Managerebene nicht durchsetzen. Hier nimmt die Anzahl der Dienstreisen zu, da diese sich infolge der schnellen, effizienten unternehmensinternen Arbeitsabwicklung zunehmend auf auswärtige Kontakte konzentrieren. Dieser Erstkontakt sollte jedoch trotz Groupware persönlich ablaufen, um den potentiellen Geschäftspartner besser kennen zu lernen, als es über verteilte Systeme möglich ist.

Arbeitsprozesse werden flexibler, bequemer, schneller und die erhöhte Motivation im Umgang mit neuen Techniken verbunden mit der Gewöhnungszeit an diese Systeme führt zur zunehmenden Akzeptanz der computerunterstützten Gruppenarbeit und letztendlich auch zur Ausbildung neuer qualifizierter Arbeitskräfte, die die Groupware-Systeme weiterentwickeln können.

7.2. Risiken und Gefahren

Die effizientere Gestaltung der Zusammenarbeit und die vorwiegende elektronische Weitergabe führt zur Steigerung der Arbeitslosigkeit in kaufmännischen Berufen sowie zu Kontaktverlusten zwischen den Mitarbeitern. Ausgenommen dabei sind die Erstkontakte zwischen Geschäftspartnern (s.o.). Weiterhin führen Groupware-Systeme zur Zunahme der Bürokratisierung, Überwachbarkeit, Entqualifizierung und Entmündigung. Insofern ist auf einen geeigneten Schutz der privaten Benutzerdaten zu achten, so dass die Mitarbeiter sorglos und uneingeschränkt die Systeme nutzen können.

Die Beteiligung an diesen Systemen spiegelt die Kommunikationspräferenz wieder, so dass entweder eine vollständige Ablehnung oder eine permanente Selbstdarstellung die Folge sein kann.

Zu beachten ist auch der entstehende Mehraufwand, den die Mitarbeiter bspw. durch das ständige Führenmüssen eines elektronischen Terminkalenders haben zusätzlich zu ihrer Arbeit. Dies und die Tatsache, dass Vorgesetzte im Falle des Nichtführens des Kalenders eine Terminverletzung bemerken können, ist eine Gefahr, die zur Nichtakzeptanz des Systems führe kann, so dass Mitarbeiter ordnungsgemäß an das System herangeführt werden müssen, um den Nutzen zu sehen.

Quellen: Metzler, Groupware Systeme, S. 12

              Riggert, Betriebliche Informationskonzepte, S. 234-235

              Bornschein-Grass, Groupware und computergestützte Zusammenarbeit,
               S. 38 -40

              Burger, Groupware, S. 239 – 245