Groupware
Abb. 1: Groupware – Übersicht
Quelle: wellmann.uni-trier.de/index php?title=Groupware vom 20.11.2010
Mittwoch, 24. November 2010
1. EINLEITUNG
Bedingt durch die Globalisierung der Wirtschaftsräume, die Dynamik der Märkte sowie strukturelle Veränderungen der Wirtschaft und Gesellschaft änderten sich die Anforderungen an die Unternehmen. Sie müssen billiger und schneller produzieren, ohne dass dabei die Qualität ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen darunter leidet.
Diese tiefgreifenden Veränderungen der Wettbewerbsbedingungen erforderten einen Wandel der Organisationskonzeptionen. Wettbewerbsentscheidende Faktoren, wie Zeit und Flexibilität, führten zur Schaffung überschaubarer Organisationseinheiten und zur Reduktion der Arbeitsteilung.
Das Thema Kooperation im Sinne eines Zusammenarbeitens im globalen Ausmaß gewann dadurch immer mehr an Bedeutung.
Kooperation bedeutet das gemeinsame Erreichen eines Zieles unter Austausch von Informationen bezüglich des Arbeitsprozesses. Dieser Informationsaustausch kann jedoch dann Probleme bereiten, wenn ein Gruppenmitglied fehlt oder zeitliche und räumliche Barrieren zwischen den Gruppenmitgliedern bestehen.
Das Thema Kooperation im Sinne eines Zusammenarbeitens im globalen Ausmaß gewann dadurch immer mehr an Bedeutung.
Kooperation bedeutet das gemeinsame Erreichen eines Zieles unter Austausch von Informationen bezüglich des Arbeitsprozesses. Dieser Informationsaustausch kann jedoch dann Probleme bereiten, wenn ein Gruppenmitglied fehlt oder zeitliche und räumliche Barrieren zwischen den Gruppenmitgliedern bestehen.
Es galt demnach ein über diese Grenzen hinweg funktionierendes Instrument der Zusammenarbeit zu finden.
Angesicht der Tatsache, dass eine weltweite und enge Kooperation verlangt wird und der Koordinations- und Planungsaufwand mit der Anzahl der Gruppenmitglieder stark ansteigt, sollte ein rechnerunterstützter Informationsaustausch zu Erleichterung führen.
Anknüpfend an die verteilten Systeme steht der Unterstützung der Kooperation eine geeignete Hard- und Software- Infrastruktur gegenüber, nämlich Notebooks oder PCs mit permanenter Verbindung zu Firmennetzen oder Dokumentenserver, die einen Zugriff auf gemeinsam benötigte Informationen ermöglichen.
Da eine bloße Zugriffs- und Speichermöglichkeit jedoch für eine umfassende Unterstützung nicht ausreicht, wurde die sog. Groupware entwickelt.
Quelle: Teege, Individuelle Groupware, S. 1
Burger, Groupware – Kooperationsunterstützung für verteilte Anwendungen,
S. 1
2. DEFINITION UND ZIELE
2.1. Definition
Groupware ist eine die Gruppenarbeit über eine räumliche und zeitliche Distanz hinweg unterstützende Hard- und Software. Die Mitarbeiter sind über ein Netzwerk miteinander verbunden und die Arbeiten finden am Arbeitsplatz statt. Sie ist die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der rechnerunterstützten Gruppenarbeit, der CSCW (Computer Supported Cooperative Work).
Dies ist ein interdisziplinäres Forschungsgebiet, welches die Kooperation mit Hilfe des Rechnereinsatz so effizient, wie möglich gestalten möchte.
Zu Groupware gehören auf der Hardwareseite Kameras zur Übertragung von Mimik und Gestik.
Die Softwareindustrie setzt Groupware mit Microsoft Outlook/Exchange, d.h. einer Kombination von e-mail, gemeinsamen Terminkalendern, Adressbüchern und ToDo-Listen, gleich.
Die CSCW beschreibt Groupware jedoch etwas weiter und erfasst alle Lösungen, die die Gruppenzusammenarbeit unterstützen, so dass man sie in unterschiedliche Funktionsweisen, die in der weiteren Ausarbeitung erläutert werden, einteilen kann.
Die ständig wachsenden Möglichkeiten des Internets haben die Groupware-Systeme erweitert, so dass Firefox oder der MS Internet Explorer elektronische Diskussionsgruppen oder Audiokonferenzen und somit Groupwarefunktionen haben.
Die führende Groupware ist Lotus Notes von der Lotus Development Corporation.
2.2. Ziele
Ziel von Groupware ist die Umsetzung eines Gruppenprozesses von einem Anfangs- in einen Endzustand durch Kommunikations-, Koordinations- und Kooperationsunterstützung der gemeinsamen Arbeit und durch das Informationsmanagement.
Die Groupware-Systeme sollen die Zusammenarbeit und den Ideenaustausch erleichtern durch gemeinsame Texterstellung und Textkommentierung, Planung von Besprechungen und Einzelterminen, elektronische Besprechungen und Konferenzen, gezielte e-mail Verteilung, gemeinsame Dateien, Verzeichnisse und Datenbanken.
Quellen: Alper/Grob/Weimann/Winter, Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik,
S. 443
Burger, Groupware, S. 7
Wikipedia.org/wiki/Groupware vom 9.11.2010
3. HISTORIE
1968 wurde bereits ein Prototyp der heutigen die Gruppenarbeit von Menschen unterstützenden Computersysteme auf der IFIP (Joint Computer Conference) in San Francisco vorgestellt. Zu diesem Zeitpunkt entwickelte man Systeme zur Verknüpfung der Computer-Konferenz-Systeme sowie Konzepte, wie teleconferencing, group programming und multimedia communications, die sich heute in Groupwaresystemen wieder finden.
In der sog. „Euphorischen Phase“ der 80iger Jahre fand 1986 die erste internationale Konferenz zum Thema CSCW in Austin, Texas statt, worauf weitere internationale, europäische und deutsche Konferenzen folgten.
Der Begriff Groupware wurde 1988 dadurch populär, dass er als Computerunterstützung für projektorientierte Arbeitsgruppen benutzt wurde. Eine eigene Definition für Groupware gab es jedoch noch nicht. Die Groupware durchlief zunächst eine eher technikzentrierte Entwicklung, so dass nur Informatik Systeme den Begriff Groupware ausmachten. Über die Phase der Nichtakzeptanz bezüglich der mangelnden Flexibilität der Werkzeuge und Kritik, bezogen auf ein zu technisches Basiertsein des Begriffs entwickelte sich das Bewusstsein dafür, dass Groupware vielmehr auch eine Unterstützung des Arbeits- und Organisationsablaufes ist.
Heute ist Groupware aus dem Arbeitsleben nicht mehr hinwegzudenken, wobei einzelne Anwendungen immer komplexer und vielseitiger werden.
Quellen: Bornschein-Grass, Groupware und computerunterstützte Zusammenarbeit,
S. 4-6
Burger, Groupware, S. 9
4. ABGRENZUNG ZUM WORKFLOW-MANAGEMENT
Ein Workflow – Management System ist ebenfalls eine Ausprägung des CSCW und hat mit Groupware gemeinsam, dass es um die Unterstützung der Geschäftsprozesse geht, bei denen Koordination und Kommunikation zwischen den Beteiligten im Vordergrund steht.
Beide gehen von einem Client-Server-System aus.
Trotzdessen gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Umsetzungen der CSCW. So unterstützt die Groupware auf projektorientierte, fallweise, wenig strukturierte Teamarbeit, wohingegen sich das Workflow-Management auf prozessorientierte, gut strukturierte oder strukturierbare Geschäftsvorfälle, also Routinegeschäftsvorgänge bezieht. Hier spielt das System eine aktive Rolle, so dass der Anwender nur passiv auf Systemvorschläge reagiert. Groupware setzt aktive Teams und Anwender voraus, die die Gruppenarbeit koordinieren und organisieren.
Moderne Groupwaresysteme enthalten jedoch auch Worklflow-Management- Elemente.
Quellen: Metzler, Groupware System, S. 1
Riggert, Betriebliche Informationskonzepte, S. 237
5. KLASSIFIKATIONEN VON GROUPWARE
Groupware lässt sich schwer klassifizieren, da sie stark anwendungsbezogen und somit verschiedene Kriterien gleichzeitig erfüllen müssen.
5.1. 3K-Modell:
Hier wird unterstellt, dass die Groupware Systeme die Koordination, Kooperation und Kommunikation unterstützen. Je nachdem, was einer Unterstützung bedarf werden die jeweiligen Groupwaresysteme eingesetzt.
So wird die Kommunikation durch Konferenz- und Nachrichtensystemen unterstützt.
Die Koordination wird mit Hilfe von Koordinationssystemen, wie bspw. der elektronische Kalender vorangetrieben.
Die Kooperationsunterstützung erfolgt über bspw. elektronische Sitzungsräume.
Abb. 2: 3K – Modell
5.2. Raum-Zeit-Matrix
Die Einteilung in Raum- und Zeitmerkmale ist die am weitesten verbreite Einteilung der Groupware und stellt auf die Aufhebung der räumlichen und zeitlichen Barrieren ab. Dafür erfolgt eine Einteilung in rein synchrone und rein asynchrone Kooperationen bzw. die Ermöglichung beliebiger Synchronitäten.
Synchrone Kommunikation bedeutet, dass diese zur gleichen Zeit, aber an unterschiedlichen Orten stattfindet.
Eine asynchrone Kommunikation meint den zeitlich differenzierten Informationsaustausch.
Abb. 3: Raum – Zeit – Matrix
5.3. Anwendungsorientierte Funktionsklassen
5.3.1. Kommunikationssysteme und Informationssystem
a) gemeinsame Informationsräume
Diese Groupwaresysteme unterstützen die Verwaltung und Verteilung von Daten und Materialien zur gemeinsamen Nutzung.
Dies sind bspw. Bulletin Board Systeme, d.h. elektronische schwarze Bretter. Diese hier gesammelten und nach Themen archivierten Daten werden dem Leser bei Bedarf zur Verfügung gestellt, so dass sie als Inserate oder Diskussionsforen genutzt werden können. Auf die dort eingestellten Beiträge kann der Nutzer zugreifen und eigene hinzufügen.
Auch das verteilte Hypertextsystem, d.h. ein rechnerunterstütztes Informationssystem durch dessen Struktur eine Vernetzung entsteht, ist ein Beispiel für gemeinsame Informationsräume. Dies ist z.B. das Internet oder Intranet.
b) E-Mail
Die elektronische Post ist als Basis - Kommunikations - Infrastruktur, auch entgegen der Meinung einiger Autoren, die e-mail sei keine Groupware-Applikation, ein grundlegender Bestandteil jedes Groupwaresystems und die meist genutzte Groupware-Komponente.
Die Informationen werden in Schriftform über WLAN, WAN, Intra- oder Internet versendet. Meldungen werden somit erstellt, versendet, empfangen und angezeigt sowie mit einem Betreff und Dateianhängen versehen und sind nach Datum oder Absender sortierbar. Die Informationen werden auf einem Mail-Server abgelegt und sind zu jeder Zeit und an jeden Ort abrufbar. Eine weltweite Kommunikation über lokale Netzwerke und internationale Datennetze ist damit möglich.
c) Konferenzsysteme
Eine zeitgleiche Kommunikation erfolgt über Konferenzsysteme, so dass Dienstreisen und Arbeitszeiten gespart werden sollen.
Computerkonferenzen:
Die Gruppenmitglieder teilen sich lediglich über e-mails und Chats mit.
Somit sind Gestik und Mimik des Konferenzteilnehmers nicht sichtbar.
Audiokonferenzen:
Dies können Telefonkonferenzen sein, so dass der Tonfall ein Indiz für das Befinden des anderen Teilnehmers ist. Ein nachträgliches Abhören der Konferenz ist hier möglich.
Videokonferenzen:
Hier erfolgt ein akustischer und visueller Informationsaustausch unter Verwendung gemeinsamer Vorlagen, Bilder und Dokumente statt. Das sog. Screen Sharing System erlaubt somit eine synchrone Bearbeitung des gemeinsamen Materials. Heute gibt es die sog. Desktopkonferenzen, bei denen man nicht mehr seinen Arbeitsplatz verlassen muss aufgrund der Nutzung speziell ausgerüsteter PC´s.
d) Mischformen
Groupware, die sowohl synchrone und asynchrone Kommunikationinstrumente beinhaltet, ist ICQ. Hier erfolgt einerseits ein asynchroner Informationsaustauch durch Hinterlegung von Nachrichten, wie bei den e-mails und ein zeitgleicher Austausch, wenn der Nutzer online ist, so dass ein synchrones Chatten stattfinden kann.
5.3.2. Koordinierungssysteme
Groupware - Koordinierungssysteme sind einzelne Aspekte des Workflow – Managements (s.o) und das Konversationssystem.
Diese administrationsunterstützenden Systeme sind bspw. elektronische Gruppenterminkalender mit dem Termine der Gruppenmitglieder, Raumbelegungspläne und gemeinsame ToDo-Listen verwaltet und wiederkehrende Termine, Besprechungen oder Geburtstage angezeigt werden können.
5.3.3 Kooperationssysteme
a) elektronische Sitzungsunterstützung
Dies findet bei face-to-face Sitzungen der Führungskräfte Anwendung, zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität der Sitzung. Sie unterstützen individuell und gruppenbezogen die Sitzungsplanung, Ideenfindung, Ideenauswahl und Ergebnisanalyse und erleichtert Entscheidungs-, Abstimmungs- und Konfliktlösungsprozesse durch das Bereitstellen von Arbeitsplatzrechner für die Teilnehmer. Hier erfolgt ein Wechsel von anonymer systembezogener Kommunikation und offenen Diskussionen während der Meetings statt, dessen Ergebnis auf einer elektronischen Schautafel (shared whiteboard) präsentiert werden.
b) Dokumentenmanagementsysteme
Dies sind öffentliche Ordner, die von Mitarbeitern nach Bekanntmachung der Sicherheitsrichtlinien verschiedener Abteilung genutzt werden können und dienen der kurzen Ablage sowie der langfristigen Archivierung von Daten in diesen. Somit müssen die Dokumente nicht mehr in Papierform transportiert werden, so dass ein schneller Informationsaustausch möglich ist, der die Gruppenarbeit fördert und unterstützt.
c) Gruppeneditoren
Diese werden eingesetzt, wenn mehrere Benutzer an einem gemeinsamen Dokument arbeiten. Dadurch werden die Nutzer auf dem jeweiligen Stand der Bearbeitung gehalten, so dass keine Isolation eintritt.
5.3.4. Intelligente Agentensysteme
Dies sind Computersysteme, die in einem definierten Arbeitsplatzbereich zu einem eigenständigen Verhalten in der Lage sind. Sie überwachen Arbeitsprozesse und Gruppensitzungen, Suchen selbständig Informationen in Datenbanken und Filtern und Sortieren eingehende e-mails, so dass sie Aufgaben der Gruppenmitglieder übernehmen.
Sie sind somit autonom, d.h. sie arbeiten unabhängig von Benutzereingriffen, proaktiv, so dass Initiativen bestimmte Aktionen des Agenten auslösen. Weiterhin kommuniziert der Agent mit anderen Agenten, reagiert auf Umgebungsänderungen und lernt aufgrund vorheriger Entscheidungen, so dass sie lernfähig und anpassungsfähig sind.
Mobile Agenten sind nach der Übertragung auf einen anderen Rechner auch von diesem ausführbar, so dass die Mobilität zum Ausdruck kommt.
Mobile Agenten sind nach der Übertragung auf einen anderen Rechner auch von diesem ausführbar, so dass die Mobilität zum Ausdruck kommt.
Die hiermit ermöglichte Interaktion zwischen den Groupware-Systemen spart Kosten und Zeit. Insbesondere die Informationsvermittlung in Suchmaschinen im Inter- und Intranet profiteren von diesen Agenten.
Abb.4: Funktionsklassen
Quellen: Burger , Groupware, S. 19-20
Metzler, Groupware Systeme,S. 4-10
Dier / Lauterbach, Groupware, S. 40
Bornschein – Grass, Groupware und computergestützte Zusammenarbeit,
S. 20-23
S. 20-23
Abb. 2: Software für verteilte Systementwicklung
<www-ivs.cs.uni-magdeburg.de/~dumke/STV/STVeDev.html>
letzter Aufruf am 21.11. 2010, 14.40 Uhr
Abb. 3: Geiger, Open-Source-Groupware - Überblick,Kategorisierung,
Auswahl und Installation
Abb. 4: VCC: Grundlagen
<vcc.zih.tu-dresden.de/vc/grundlagen/online-collaboration.php>
letzter Aufruf 21.11.2010, 14.46 Uhr
Auswahl und Installation
<www.rppr.de/infopool/groupware/node10.html>
letzter Aufruf 21.11.2010, 15.05 Uhr
Abb. 4: VCC: Grundlagen
<vcc.zih.tu-dresden.de/vc/grundlagen/online-collaboration.php>
letzter Aufruf 21.11.2010, 14.46 Uhr
6. BEISPIEL
Die bekannteste Groupware – Applikation ist LOTUS NOTES von IBM.
Dies ist ein dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem mit sehr enger E-Mail-Anbindung, mit dem alle Anwendungen, wie E-Mail, Kalender und Gruppenterminplaner oder E-Diskussionen auf einer einzigen anpassbaren Benutzeroberfläche präsentiert werden.
Neuere Modelle beinhalten bereits die Funktion des Internet-Browsers.
Es ist ein Konkurrenzprodukt zu Microsoft Outlook und wird vorwiegend in Unternehmen eingesetzt.
Dieses System sendet den Mitarbeitern auf ihrem darauf angelegten Profil täglich Nachrichten zu und agiert als Verteiler der E-Mails an die jeweilige Abteilung, wenn diese an die allgemeine Firmenadresse geschickt worden sind.
Abb. 5:
Screenshot IBM Lotus Notes
(e-mail)
(e-mail)
Abb. 6: IBM Lotus Notes (Kalender)
Quellen: Metzler (2002), S. 14
Wikipedia/org/wiki/Lotus_Notes vom 20.11.2010
Abb. 5 + 6: Lotus Notes - Live Enterprise review
<www.liventerprise.com/tool/Lotus_Notes/>
letzter Aufruf vom 21.11.2010, 15.15 Uhr
7. AUSWIRKUNGEN VON GROUPWARE
7.1. Chancen
Eine positive Auswirkung von Groupware ist die erleichterte und verbesserte Zusammenarbeit sowie eine schnellere, qualitativ höhere und umfangreichere Informationsbeschaffung. Es werden Entscheidungs-, Problemlösungs- und Arbeitsprozesse gestaltet und Durchlaufzeiten verringert, so dass dem Erfordernis des effizienteren Arbeitens entsprochen wird. Durch die Offenlegung von Prozessstrukturen, Ressourcenverfügbarkeit oder Ablaufprotokollen wird das organisatorische Geschehen transparenter, was zu einer zunehmenden Integration der Mitarbeiter in das Organisationsgefüge führt. So werden bspw. Außendienstmitarbeiter durch den Einsatz von Notebooks oder Handy mit Internetfunktion und somit dem Zugriff zum Unternehmensnetzwerk besser in den Arbeitsprozess miteingebunden.
Das Überwinden von unterschiedlichen Zeitzonen bzw. Distanzen führt zum Einsparen von Dienstreisen und hat eine bessere Erreichbarkeit zur Folge.
Zu beachten ist jedoch, dass sich Groupware-Systeme gerade in der Managerebene nicht durchsetzen. Hier nimmt die Anzahl der Dienstreisen zu, da diese sich infolge der schnellen, effizienten unternehmensinternen Arbeitsabwicklung zunehmend auf auswärtige Kontakte konzentrieren. Dieser Erstkontakt sollte jedoch trotz Groupware persönlich ablaufen, um den potentiellen Geschäftspartner besser kennen zu lernen, als es über verteilte Systeme möglich ist.
Arbeitsprozesse werden flexibler, bequemer, schneller und die erhöhte Motivation im Umgang mit neuen Techniken verbunden mit der Gewöhnungszeit an diese Systeme führt zur zunehmenden Akzeptanz der computerunterstützten Gruppenarbeit und letztendlich auch zur Ausbildung neuer qualifizierter Arbeitskräfte, die die Groupware-Systeme weiterentwickeln können.
7.2. Risiken und Gefahren
Die effizientere Gestaltung der Zusammenarbeit und die vorwiegende elektronische Weitergabe führt zur Steigerung der Arbeitslosigkeit in kaufmännischen Berufen sowie zu Kontaktverlusten zwischen den Mitarbeitern. Ausgenommen dabei sind die Erstkontakte zwischen Geschäftspartnern (s.o.). Weiterhin führen Groupware-Systeme zur Zunahme der Bürokratisierung, Überwachbarkeit, Entqualifizierung und Entmündigung. Insofern ist auf einen geeigneten Schutz der privaten Benutzerdaten zu achten, so dass die Mitarbeiter sorglos und uneingeschränkt die Systeme nutzen können.
Die Beteiligung an diesen Systemen spiegelt die Kommunikationspräferenz wieder, so dass entweder eine vollständige Ablehnung oder eine permanente Selbstdarstellung die Folge sein kann.
Zu beachten ist auch der entstehende Mehraufwand, den die Mitarbeiter bspw. durch das ständige Führenmüssen eines elektronischen Terminkalenders haben zusätzlich zu ihrer Arbeit. Dies und die Tatsache, dass Vorgesetzte im Falle des Nichtführens des Kalenders eine Terminverletzung bemerken können, ist eine Gefahr, die zur Nichtakzeptanz des Systems führe kann, so dass Mitarbeiter ordnungsgemäß an das System herangeführt werden müssen, um den Nutzen zu sehen.
Quellen: Metzler, Groupware Systeme, S. 12
Riggert, Betriebliche Informationskonzepte, S. 234-235
Bornschein-Grass, Groupware und computergestützte Zusammenarbeit,
S. 38 -40
S. 38 -40
Burger, Groupware, S. 239 – 245
8. FAZIT
Ausgehend von den veränderten Wettbewerbsbedingungen schneller und effizienter zu arbeiten, entwickelten sich die Groupware-Systeme, die heutzutage einerseits etabliert und nicht mehr hinweg zu denken sind, wie bspw. Internet, E-Mail oder Kalendermanagement und andererseits noch Entwicklungspotenzial aufweisen.
Damit entstandene Innovationen, wie die Desktopkonferenzen oder Techniken der Internettelefonie sind von hoher wirtschaftlicher Bedeutung für die Unternehmen, da somit Wege und somit Zeit und Kosten gespart werden, so dass schneller produziert werden kann bzw. neue Geschäftskontakte aufgenommen werden können.
Für Mitarbeiter eröffneten sich neue Wege des Arbeitens, was einerseits als Herausforderungen, andererseits als Risiko anzusehen ist, wenn dadurch für die Benutzer der Systeme eine Überforderung droht. Dies würde zur Nichtakzeptanz der Systeme führen und
Sonntag, 21. November 2010
Quellenverzeichnis
1) Alper/ Grob/ Weimann/ Winter, „Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik
5. Auflage, Wiesbaden, 2008
2) Bornschein-Grass , „Groupware und computergestützte Zusammenarbeit“,
1. Auflage, Wiesbaden, 1995
3) Burger, „Groupware – Kooperationsunterstützung für verteilte Anwendungen“
1. Auflage, Heidelberg, 1997
4) Dier / Lautenbach, „Groupware – Technologie für die lernende Organisation“,
1. Auflage, München, 1994
5) Geiger, „Open-Source-Groupware Überblick, Kategorisierung, Auswahl und
Installation“, www.rppr.de/infopool/groupware/node10.html, (letzter Aufruf
21.11.2010, 15.05Uhr)
6) Metzler, „Groupware Systeme – Definition, Arbeitsweise und betriebliche
Einsatzmöglichkeiten“,1. Auflage, Norderstedt, 2002
6) Riggert, „Betriebliche Informationskonzepte – Von Hypertext zu Groupware“
2. Auflage, Flensburg, 2000
7) Teege, „Individuelle Groupware – Gestaltung durch Endbenutzer“,
1. Auflage, Wiesbaden, 1998
8) Wikipedia, „Groupware“, <wikipedia.org/wiki/Groupware>
(letzter Aufruf: 25.10.2010, 13.04 Uhr)
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